Damit der Alltag etwas effizienter wird, lohnt es sich, Prioritäten zu setzen. Schliesslich ist unsere Zeit begrenzt und dadurch kostbar. In der Managementlehre wird oft von der Eisenhower-Matrix gesprochen, als Instrument, um einfach Prioritäten zu setzen.
Diese Matrix funktioniert folgendermassen:
Zuerst zeichnet man eine horizontale Linie (x-Achse) und bezeichnet die beiden Enden mit "Dringend" und "Nicht dringend". Dann zeichnet man darüber eine vertikale Linie (y-Achse) und bezeichnet deren Enden mit "Wichtig" und "Nicht-wichtig". Daraus ergibt sich nun eine Matrix mit vier Feldern. Dort, wo die beiden Eigenschaften "wichtig" und "dringend" aufeinandertreffen, lege ich mein Hauptaugenmerk im Alltag. Dort sollte ich dementsprechend auch den Hauptteil meiner Zeit investieren.
Beispiel: Als Verkäufer im Elektronikmarkt sollte ich meine Zeit möglichst mit Beraten und Verkaufen - also mit dem Kunden - verbringen. Neben dem Verkaufen muss er auch erkennen, in welche Richtung sich die Bedürfnisse der Kunden weiterentwickeln. Mit diesem Wissen kann er die zukünftige Einkaufspolitik der Firma mitgestalten und so bereits am künftigen Erfolg der Firma arbeiten. Deshalb ist da eine "wichtige aber nicht-dringende" Aufgabe, welche er zeitlich etwas aufschieben aber nicht gut delegieren kann...
...denn dieses Wissen liegt exklusiv bei ihm und vielleicht noch auf einem Computer, welcher für statistische Auswertungen der Kassensysteme genutzt wird. Es zeichnet sich bereits jetzt ab, dass dieses Wissen bald in Form von Beratung und Verkauf zum Einsatz kommen wird - und somit dann seine neue Hauptaufgabe sein wird. Weiter muss auch das Lager kontrolliert und aufgefüllt werden, um eine effiziente Versorgung zu gewährleisten. Doch hierbei handelt es sich aus Sicht des Verkäufers um eine "dringende aber nicht-wichtige" Aufgabe. Diese kann der Verkäufer daher ganz einfach an Speditionsmitarbeiter - oder an den Lehrling - delegieren, welche nicht oder nicht oft im Kundenkontakt stehen und u.U. auch weniger kosten.
Dann kommt es täglich immer wieder vor, dass er im Briefkasten (virtuell oder materiell) sogenannten Müll (SPAM) findet. Beispielsweise schickt ihm die Firma XY ungefragt ein SUPER-ANGEBOT zu über günstigen Wein, was mit seinem Business gar nichts zu tun hat. Diese Post kann er gleich löschen/wegschmeissen und sich so die Zeit sparen, sich mit unrelevantem zu beschäftigen.
